Sposób na redukcję kosztów? Granty B+R

Konieczność pokrycia wkładu własnego to częsty powód rezygnacji ze starań o granty na prace B+R, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorców. Poniżej pokażę sposób kalkulacji, który wskazuje, że finansowanie dotacyjne projektów B+R to nie dokładanie do interesu, a realne oszczędności przedsiębiorcy.

Rodzaje kosztów



Zacznijmy od krótkiego przedstawienia rodzajów kosztów, które mogą być podstawą dofinansowania w projektach badawczo-rozwojowych

Wynagrodzenia (W)
W przypadku projektów B+R koszty wynagrodzeń zespołu badawczego oraz brokerów technologii stanowią najczęściej największy udział w kosztach ogółem projektu (zazwyczaj ok. 40-50%). Warto pamiętać, że w ramach tej kategorii kwalifikowane są koszty wynagrodzeń wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podwykonawstwo (E)
Koszty podwykonawstwa to zlecanie innemu podmiotowi (np. uczelni, innemu przedsiębiorstwu) części merytorycznych prac projektu (mowa tutaj o wykonaniu konkretnych zadań badawczych, tj. np. zaprojektowanie danego elementu, a nie zlecenie jego wytworzenia w warsztacie zewnętrznym). Koszty podwykonawstwa nie mogą stanowić więcej niż 50% wartości projektu, ponadto nie stanowią one podstawy do naliczania kosztów pośrednich, o których kilka słów w dalszej części. W ramach tej kategorii, rozliczane są także umowy o dzieło z osobami fizycznymi.

Pozostałe koszty bezpośrednie (Op)
W tej kategorii rozliczane są pozostałe koszty związane stricte z pracami B+R, a nie ujęte w powyższych kategoriach, są to przede wszystkim:
- odpisy amortyzacyjne lub koszty odpłatnego korzystania m.in. z aparatury naukowo-badawczej oraz innych środków trwałych, wiedzy naukowej czy patentów
- najem powierzchni laboratoryjnej
- utrzymanie linii technologicznej
- zakup materiałów, elementów na stale zainstalowanych w prototypie
- koszty promocji oraz audytu finansowego

Koszty pośrednie (O)
Głównie koszty związane z formalno-administracyjną obsługą projektu. Wlicza się tutaj koszty delegacji, wynagrodzenia personelu zarządzającego projektem, najem/utrzymanie powierzchni biurowej, sprzątanie, utylizacja odpadów etc. Rozliczane są one w sposób ryczałtowy, tzn. beneficjent nie musi przedstawiać dokumentów poświadczających poniesienie kosztu. Koszt naliczany jest jako procent (zazwyczaj 17%) od kategorii W i Op.

Dokładanie czy oszczędność?

Najprościej ujmując, wkład własny jest to różnica pomiędzy wartością poniesionych kosztów (bez VAT) a uzyskanym dofinansowaniem. Stąd też jeśli koszt wynosi 100 zł a poziom dofinansowania 80% to wkład własny wyniesie 20 zł. Poniższe wyliczenia pokażą jednak, że nie do końca tak musi być.

W przedstawionym przykładzie przyjąłem, że:
- beneficjent to mała lub mikro spółka (zatrudnienie poniżej 50 osób), dla której prace B+R (szeroko pojęty dział B+R/konstrukcyjny/projektowy) stanowią część dotychczasowej działalności, stąd też koszty jego funkcjonowania to „naturalne” koszty dla firmy, więc byłyby one poniesione tak czy owak, a sam projekt i tak byłby realizowany (źródło finansowania np. środki własne, lub kredyt).

- w ramach wielu projektów prowadzi się zazwyczaj i badania przemysłowe (BP) i prace rozwojowe (PR). Różnią się one m.in. maksymalnym poziomem dofinansowania (BP-80%, PR-60%), z moich dotychczasowych doświadczeń wynika, że koszty związane z badaniami przemysłowymi stanowią ok. 75% wartości projektu, taki też ich udział przyjąłem w analizie.

- jeśli chodzi o wartość projektu, dla uproszczenia przyjąłem 1 mln zł, każdy może sobie przeskalować zgodnie z potrzebą. Udział procentowy poszczególnej pozycji kosztowej dla każdego projektu będzie oczywiście inny, w analizie kierowałem się zauważalnymi trendami w przypadku tego typu projektów.

Podział kosztów dla przedstawianego scenariusza:

Kalkulacja:
Wynagrodzenia (W)

Zgodnie z przyjętymi założeniami wartość wynagrodzeń zespołu badawczego w projekcie wynosi 430 tys. zł. Zazwyczaj tylko część etatu danej osoby przypisywana jest na potrzeby projektu. Załóżmy, że w naszym przypadku będzie to średnio 50% etatu, stąd też całkowity koszt etatu jaki przedsiębiorca ponosi to 860 tys. zł w okresie trwania projektu. Tutaj zostanie ukazana pierwsza z głównych korzyści, otóż zgodnie z naszym podziałem prac, wynagrodzenia zostają dofinansowane na poziomie 324 tys. zł, co oznacza, iż przedsiębiorca ponosi ogólny koszt z tytułu wynagrodzeń nie na poziomie 860 tys. zł a 536 tys. zł w okresie trwania projektu.

Podwykonawstwo (E)

W naszym przykładzie koszty zleconych prac badawczych (w tym np. umów o dzieło z zewnętrznym programistą, czy projektantem) to ok. 145 tys. zł. Zgodnie z podziałem prac, refundacja to ok. 107 tys. zł.

Pozostałe koszty operacyjne (Op)

Ta pozycja wymaga podziału na dwie podpozycje tzn. koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałe koszty (zakup typu: materiały, elementy prototypu, promocja etc.). Jest to dość istotne gdyż generuje różnego rodzaju korzyści. Zaczynając od amortyzacji przyjąłem, że stanowi ona 2/3 tej kategorii kosztów czyli ok. 200 tys. zł. Tutaj też należy przypisać w jakim stopniu dany sprzęt (lub wiedza) będzie wykorzystywany na potrzeby projektu, załóżmy że będzie to 50%, co oznacza że łączny koszt dla przedsiębiorstwa z tytułu jego amortyzacji (lub odpłatnego korzystania) wynosi 400 tys. zł w okresie realizacji projektu. Poniższe wyliczenia pokazują zatem, że oszczędności z tytułu dofinansowania projektu ze środków UE wyniosłyby 148 tys. zł.

W przypadku pozostałych kosztów z tej kategorii zasada wyliczenia jest podobna jak w przypadku podwykonawstwa, w tym przypadku wartość refundacji to 74 tys. zł.

Koszty pośrednie (O)
Przedsiębiorca może wykazać w budżecie projektu koszty pośrednie, w przypadku programów krajowych współfinansowanych przez UE, mogą one stanowić do 17% sumy wartości kosztów kategorii W oraz Op. W naszym przypadku będzie to:

Koszty pośrednie, są w gruncie rzeczy niczym innym jak po prostu kosztami stałymi działalności. Mowa zatem o 93 tys. zł oszczędności dla kosztów stałych w okresie realizacji projektu.

Zestawiając nasze wyliczenia, wielu może dojść do zaskakującego dla nich (dla niektórych wręcz oczywistego) wniosku, że generalnie rzecz ujmując dotowany projekt nie generuje konieczności „dołożenia” czyli nie ma realnego wkładu własnego, co wynika z oszczędności względem normalnej działalności spółki.

Według naszego scenariusza koszt utrzymania szeroko pojętego działu B+R jest w okresie trwania projektu zredukowany o 501 tys. zł. Czy to dużo, czy mało z punktu widzenia działalności danej firmy to pojęcie względne, biorąc pod uwagę, że mówimy o projekcie o wartości 1 mln zł to jednak znaczna suma.

Oczywiście istotną kwestią jest płynność, gdyż zazwyczaj by koszt został zrefundowany, musi zostać poniesiony (chociaż tutaj wyjściem jest zaliczkowanie). Ponadto w większości przypadków, VAT jest niekwalifikowany (nie stanowi podstawy naliczania dofinansowania), stad istotne by beneficjent miał odpowiednie środki dla utrzymania płynności, dla większości przedsiębiorców VAT powinien być „neutralny”, czyli generalnie nie stanowić kosztu.

Oczywiście przedstawiony scenariusz stanowi tylko jedną z możliwości, stad też ewentualne bezpośrednie korzyści mogą być zarówno dużo wyższe jak i zerowe (wręcz ujemne). Warto pamiętać że po zrealizowaniu projektu, powinniśmy teoretycznie dysponować technologią która ma generować dodatkowy przychód lub kolejne oszczędności.

Twitter @dabkowskiB
Trwa ładowanie komentarzy...